Ein Vormittag mit Anna
Beispiel mit erfundenem Betrieb und erfundenen Namen. So kann ein Vormittag aussehen, wenn Anna bei Ihnen eingerichtet ist.
07:45 · Montage beim Kunden
Es klingelt. Anna begrüßt die Anruferin im Namen Ihres Betriebs, fragt nach dem Anliegen und notiert: Angebot für eine neue Badezimmertür, Rückruf am Nachmittag.
09:30 · Stammkunde mit Rückfrage
Ein Kunde ruft wegen eines laufenden Auftrags an. Wenn das Gesprächsgedächtnis aktiviert ist, erkennt Anna die Nummer und weiß noch, worum es zuletzt ging. Der Kunde muss nicht alles von Anfang an erklären.
10:15 · Es ist dringend
Ein Wasserschaden. Anna gibt das Gespräch nach Ihren Regeln weiter, angekündigt: Bevor Sie übernehmen, erfahren Sie, wer anruft und worum es geht. Wenn es gerade gar nicht passt, steht der Fall ganz oben in Ihrer Übersicht.
12:00 · Mittagspause
Sie öffnen die App bzw. Web-App und sehen drei Anrufe, jeder mit kurzer Zusammenfassung. Zwei Rückrufe sind noch offen, einer ist bereits erledigt. Sie rufen zurück und haken ab.
Was Anna im Handwerksbetrieb übernimmt
Anfragen aufnehmen
Name, Anliegen und passende Rückrufzeit, auch wenn Anrufer zwischendurch nachfragen oder etwas ergänzen.
Rückrufe organisieren
Jeder Rückrufwunsch steht mit Status „offen“ oder „erledigt“ in der Übersicht. Keine Zettel mehr im Firmenauto.
Dringendes weitergeben
Nach den Regeln, die Sie festlegen, und mit Ankündigung, wer anruft und warum.
Abwesenheit abdecken
Ob Urlaub, Betriebsurlaub oder ein langer Montagetag: Begrüßung und Abwesenheitszeiten stellen Sie selbst ein.
Was Anna nicht tut
Anna ersetzt keinen Fachmann und gibt sich auch nicht als Mensch aus. Was sie Anrufern sagen soll und was Sie lieber selbst besprechen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest. Sie stellt sicher, dass Anrufer gut aufgehoben sind und dass Sie danach wissen, was zu tun ist.
Termine im Kalender
Wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt, lässt sich Anna mit Ihrem Kalender verbinden. Wie weit das reicht, hängt von der Einrichtung ab; das klären wir in der Demo. Mehr dazu in den häufigen Fragen und zu den Kosten.